Zasady prowadzenia profesjonalnego sekretariatu
Sekretariat to serce całej organizacji. To tu rozpoczyna się budowanie wizerunku firmy, pierwszy kontakt z Klientem. Praca w sekretariacie wymaga posiadania szerokiego zakresu umiejętności i kompetencji, które są niezbędne do efektywnego funkcjonowania w każdej organizacji.
Po pierwsze, praca w sekretariacie wymaga doskonałej organizacji pracy własnej oraz umiejętności zarządzania czasem. Sekretarka musi być w stanie efektywnie planować i koordynować działania, tak aby wszystkie obowiązki zostały wykonane terminowo i z należytą starannością. Ważne jest również umiejętne zarządzanie przepływem informacji oraz dokumentacji.
Kolejnym ważnym aspektem pracy w sekretariacie jest komunikacja. Sekretarka jest często pierwszym punktem kontaktu dla klientów, dostawców czy współpracowników, dlatego musi wykazywać się doskonałymi umiejętnościami komunikacyjnymi, zarówno w mowie, jak i w piśmie. Ważne jest, aby potrafiła jasno i zrozumiale przekazywać informacje, a także umiejętnie słuchać i odpowiadać na potrzeby innych osób.
W pracy sekretarki niezwykle ważna jest również umiejętność współpracy. Sekretarka musi być w stanie współpracować z innymi pracownikami, aby osiągnąć wspólne cele i realizować zadania.
Głównym celem szkolenia jest zapoznanie uczestników z niezbędnymi elementami funkcjonowania profesjonalnego sekretariatu. Uczestnicy uświadomią sobie własną rolę w budowaniu wizerunku organizacji, zostanie przeprowadzona analiza ich mocnych i słabych stron w procesie prowadzenia i obsługi sekretariatu.
Szczególny nacisk zostanie położony na podniesienie kompetencji interpersonalnych w zakresie:
- prowadzenia profesjonalnego sekretariatu
- komunikacji bezpośredniej i telefonicznej
- zarzadzania priorytetami i eliminacji pożeraczy czasu
- radzenia sobie w sytuacjach trudnych i stresujących
Program szkolenia
- Profesjonalny
sekretariat – zasady prowadzenia
- rola sekretariatu – budowanie wizerunku i tożsamości organizacji
- główne cele i zadania wykonywane w sekretariacie
- ubiór, zachowanie, kultura osobista, powitanie, towarzyszenie
- jakość i standardy obsługi w profesjonalnym sekretariacie
- small talk w rozmowach biznesowych - tematy wskazane i zakazane
- Komunikacja
wewnątrz i na zewnątrz organizacji
- reguły i zasady dotyczące dobrej komunikacji ustnej i pisemnej
- przekaz niewerbalny i jego znaczenie w pracy sekretarki
- bariery komunikacyjne - zakłócenia w przekazywaniu informacji
- techniki aktywnego słuchania: kontakt wzrokowy, dopytywanie, potwierdzanie
- umiejętności komunikacyjne w praktyce– co należy wzmacniać a co warto poprawić?
- Rola pogłosek i plotek w pracy sekretariatu
- Sztuka
prowadzenia rozmów telefonicznych - rozmowa telefoniczna z pozycji osoby
dzwoniącej
i odbierającej - telefoniczny savoir-vivre w praktyce- budowanie wizerunku własnego i organizacji podczas rozmowy telefonicznej
- treść wypowiedzi
- sposób mówienia dykcja, intonacja, ton głosu
- szybkość mówienia
- kontrola emocji w trakcie rozmowy telefonicznej
- Planowanie
czasu pracy
- krzywa wydajności
- reguła 60/40
- plan dnia
- rezerwacja czasu na czynności nieprzewidziane
- kontrola realizacji zadań - przeniesienie spraw zaległych
- ustalenie priorytetów - klasyfikacja zadań pod kątem ważności i pilności - Zasada Eisenhowera
- złodzieje czasu i sposoby na ich eliminacji
- Asertywność
- sposób radzenia sobie w sytuacjach trudnych i konfliktowych
- zachowanie dystansu emocjonalnego
- dostosowywanie sposobów rozwiązywania sytuacji trudnych i konfliktowych do osobowości rozmówcy oraz konkretnej sytuacji, w jakiej strony się znalazły– ćwiczenia praktyczne – zasada FUO
- obrona przed manipulacją i próbą wyłudzenia informacji
- Podsumowanie szkolenia i wspólne wypracowanie planu wdrożenia, do codziennej pracy, praktyk nabytych na szkoleniu
Metody szkoleniowe
Szkolenie
jest prowadzone metodami warsztatowymi, aktywizującymi uczestników. Metody
opierają się na zasadzie „nauki przez doświadczenie”, pozwalającej uczestnikom
szkolenia odnaleźć się w realnym otoczeniu zawodowym
i w praktyczny sposób
poznać i zastosować treści wykorzystywane na szkoleniu.
Podczas szkolenia wykorzystane zostaną następujące metody szkoleniowe:
- Krótkie wykłady z prezentacją multimedialną
- Testy diagnostyczne
- Symulacje sytuacji trudnych występujących w sekretariacie i przećwiczenie sposobów radzenia sobie w takich sytuacjach
- Warsztaty - ćwiczenia praktyczne
- Scenki tematyczne umożliwią praktyczne przećwiczenie codziennych zachowań występujących w sekretariacie
- Prace grupowe umożliwiające wymianę wiedzy i doświadczeń pomiędzy uczestnikami
- Dyskusje moderowane, których celem jest rozwiązanie trudnych sytuacji związanych z omawianymi zagadnieniami
- Sesje pytań
Termin i miejsce szkolenia
|
Opinie uczestników szkoleń
Szkolenie zostało przeprowadzone w bardzo miłej atmosferze. Konkretnie i w sposób łatwy zostały omówione wszystkie zagadnienia dotyczące obsługi sekretariatu. Wiadomości, które zostały przekazane na pewno pomogą w dalszej pracy. Wioletta, Uniwersytet Wrocławski
Bardzo dziękuję za szkolenie, już dziś w pracy wykorzystałam nowo poznane techniki, więc wiedza zdobyta wczoraj już przynosi korzyści
Bardzo dziękuję za przeprowadzone szkolenie. Szkolenie uważam za owocne! Aleksandra, Top Farms Głubczyce Sp. z o.o.
Cena szkolenia
590 PLN*/**, cena szkolenia online
Cena obejmuje:
- udział w warsztacie online
- bogate materiały autorskie w wersji elektronicznej zawierające praktyczne narzędzia i procedury, które będą wykorzystane podczas szkolenia jak również będą stanowić cenną pomoc po jego zakończeniu
- certyfikat uczestnictwa w wersji elektronicznej
- możliwość zadawania pytań
790 PLN*, cena szkolenia stacjonarnego
Cena obejmuje:
- czynny udział w intensywnych warsztatach
- bogate materiały autorskie zawierające praktyczne narzędzia i procedury, które będą wykorzystane podczas szkolenia jak również będą stanowić cenną pomoc po jego zakończeniu
- notes, długopis
- przerwy kawowe i lunch
- imienny certyfikat potwierdzający ukończenie szkolenia
*Cena szkolenia/webinarium jest ceną netto. Do podanej ceny należy doliczyć podatek VAT (23%).
**Jeżeli szkolenie/webinarium stanowi element kształcenia zawodowego i jest finansowane ze środków publicznych - zwolnione z VAT
Informacje i zgłoszenia
tel.: (22) 250 12 12, (68) 419 09 45
fax: (22) 250 12 13
infobiztech@infobiztech.pl