Sposób ustalenia treści regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS) wynika z art. 8 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

W świetle tego przepisu zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu, oraz zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym zgodnie z art. 27 ust. 1 albo z art. 30 ust. 5 ustawy o związkach zawodowych.

Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

W przypadku istnienia jednej organizacji związkowej w świetle art.  27 ustalanie zasad wykorzystania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, w tym podział środków z tego funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności, ustala pracodawca w regulaminie uzgodnionym z zakładową organizacją związkową.

Oznacza to, iż uprawnienie związku zawodowego ma charakter stanowczy i nie jest możliwe bez jego zgody na określoną treść regulaminu ZFŚS samodzielne wprowadzenie takiego regulaminu przez pracodawcę.

Przepis nie wskazuje także w jakim terminie organizacja związkowa ma podjąć decyzję co do proponowanej treści regulaminu.

Jeżeli w zakładzie pracy istnieje kilka organizacji związkowych to w zakresie trybu ustalenia regulaminu ZFŚS zastosowania znajdują postanowienia art. 30 ust. 5 ustawy o związkach zawodowych.

Jeżeli w sprawie ustalenia regulaminu ZFŚS organizacje związkowe albo organizacje związkowe reprezentatywne w rozumieniu art. 241^25a K.p. nie przedstawią wspólnie uzgodnionego stanowiska w terminie 30 dni, decyzje w tych sprawach podejmuje pracodawca, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych.

W konsekwencji  jeżeli pracodawca wystąpi z propozycją uzgodnienia regulaminu ZFŚS do funkcjonujących w zakładzie pracy organizacji związkowych, a wszystkie organizacje lub jedynie reprezentatywne w zakładzie pracy, wyrażą wspólnie negatywne stanowisko w terminie 30 dni to pracodawca nie może go wprowadzić w życie (postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 3 lutego 2010 r., sygn. akt: II PK 296/09).

W każdym innym przypadku, tzn. uchybienia terminowi lub braku uzgodnienia wspólnego stanowiska, pracodawca będzie mógł sam ustalić regulamin i nie będzie związany stanowiskiem żadnej z organizacji związkowej (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 12 lutego 2004 r., sygn. akt: I PK 349/03).

Tryb ustalania treści tego regulaminu dotyczy nie tylko jego pierwotnej treści, ale każdej zmiany (wyrok Sądu Apelacyjnego w Gdańsku z dnia 8 października 2009 r., sygn. akt: I APa 21/09).

Ponadto także tzw. preliminarz wydatków ustalany co rocznie, stanowiący załącznik do regulaminu ZFŚS jest częścią tego regulaminu - źródłem prawa pracy i w konsekwencji podlega uzgodnieniu według zasad opisanych powyżej (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 23 października 2008 r., sygn. akt: II PK 74/08).

Wydatkowanie środków z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych na podstawie nieobowiązującego regulaminu uprawnia związki zawodowe do skutecznego żądania zwrotu tych środków na konto funduszu na podstawie art. 8 ust. 3 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (podobnie Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 11 maja 1999 r., sygn. akt: I PKN 664/98).

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej zapraszamy na szkolenia:

• Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych i benefity pracownicze
• Wspópraca pracodawcy ze związkami zawodowymi